İş sürecini tasarlamak

Günümüz iş dünyasında en çok kullanılan sözcüklerden bir tanesidir “süreç”.  Çoğu zaman bir edat gibi, o an için adı konulamayan işleri ya da durumları tanımlamak için kullanırız.

–          Bu süreci iyi yönetmeliyiz!
–          Şimdi varolan sürece baktığımız zaman…
–          Süreç X Bey/Hanım’da tıkandı!

Peki ne demektir ‘İş Süreci’? Neden gereklidir ve nasıl tasarlanır?

Bir kurum, hangi sektörde veya hangi büyüklükte olursa olsun, ticari hedeflerine ulaşabilmek için, çoğu faaliyetlerini sürekli olarak tekrarlamak zorundadır. Kurum içerisindeki çeşitli fonksiyonlar, birbirlerini besleyerek müşteri-pazar beklentilerini alır, analiz eder, talebe çevirir, hammadde sağlar, talebi gerçekleştirir ve müşteriye ulaştırır. Bu arada yan fonksiyonlar da, bu jenerik zincirin devam edebilmesi için sürekli olarak destek sağlar.

Aynı işi, her defasında benzer kaynaklarla tamamlayıp, her seferinde aynı “kalitedeki” çıktıları alabilmek hayati önem taşır, çünkü çıktı kalitelerindeki dalgalanmalar kurumlarda paydaş memnuniyetsizliğinden kârlılık düşüşüne; itibar kaybından yasal zorunlulukların yerine getirilememesine kadar değişen başlıklarda ciddi sıkıntılar doğurabilir.

O halde yapılması gereken; sürekli yinelenen işleri tespit etmek, süreci oluşturan iş adımlarını önceden planlayıp gerekli kaynakları, iş adımlarındaki yetki ve sorumlulukları düzenlemek ve süreç sonunda istenen çıktıların “her defasında beklenen seviyede” olup olmadığını kontrol ederek, ölçerek, elde edilen sonuçlara göre bu tasarım döngüsünü başa döndürmektir.

Bir süreç, ihtiyacını karşılayan belli girdileri belli tedarikçilerden  alır, o girdiler üzerinde çeşitli iş adımları uygular ve girdilerden katma değerli çıktılar yaratarak süreç müşterilerine aktarır. Bu çıktılar birbirlerini tetikleyerek düşüren domino taşları gibi süreçler arası aktarımlar yapar, örneğin bir satış sözleşmesinin müşteriye kesilen faturaya dönmesini sağlar.

Kısacası ‘İş Süreci’ kavramı günümüz iş hayatında tamamen “işe” eşittir. Bir fiyat araştırması işi aslında bir satınalma süreci, bir işe alım mülakatı da bir seçme yerleştirme sürecidir. Önemli olan yaptığımız işe verdiğimiz isme takılmadan, süreç kelimesinin gerçek hayatta efor sarfedilen, mesaimizi harcadığımız  ya da iş sonuçlarımızın performansını belirleyen kavramın kendisi olduğunu farkedebilmektir.